Fragebogen Verwaltung - PHI

Fragebogen Verwalter

Fragebogen

Dieser Fragebogen dient dazu, eine Vergleichbarkeit im Rahmen einer Ausschreibung herzustellen. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diesen auszufüllen - vielen Dank!

Firmenname

Wie viele WEGs mit wie vielen Wohnungen betreut die Verwaltung?

Haben Sie sich auf bestimmte WEG-Größen spezialisiert?

Nein

Bitte geben sie an, auf welche WEG-Größen sie sich spezialisiert haben

Gibt es weitere Geschäftsfelder der Verwaltung?

Nein

Welche Geschäftsfelder sind das?

Wie lange ist das Unternehmen bereits als WEG-Verwaltung tätig?

Objektbetreuer: Wie lange sind diese bereits in der WEG-Verwaltung tätig?

Objektbetreuer: Wie viele WEGs betreuen diese gleichzeitig?

Wann und wie oft wird die Verwaltung persönlich zu erreichen sein?

Wann wird die Verwaltung telefonisch erreichbar sein?

Lagern sie Tätigkeiten extern aus?

Nein

Bei einer Auslagerung von Tätigkeiten: Welche Arbeiten werden ausgelagert?

Mit welchen Firmen/Dienstleistungsunternehmen haben sie Rahmenverträge oder arbeiten sie eng zusammen?

Mit welchem Kreditinstitut arbeiten sie zusammen?

In welchem Verband sind sie Mitglied (z.B. VDIV, BVI, IVD)?

Mit welcher Verwaltungs-Software arbeitet die Verwaltung?

Mit welcher Software werden die Jahresabrechnungen erstellt ?

Onlineteilnahme an ETVs: Mit welcher Online-Software arbeitet die Verwaltung?

Basisfragen

	Ja	Nein
Wird die WEG Inhaberin der WEG-Konten?
Arbeiten Sie mit Treuhandkonten auf den eigenen Namen?
Können sie die seit August 2018 vorgeschriebene Berufszulassung nachweisen?
Verfügen sie über die Zertifizierung nach § 26a WEGesetz, VerwZertV?

Größe und Organisation der Verwaltung

	Ja	Nein
Ist ihr Unternehmen mit anderen Firmen verbunden, insbesondere mit Bauträgern oder Wohnungsbauunternehmen?
Ist ihre wirtschaftliche Haupttätigkeit die WEG-Verwaltung?
Betreiben sie auch Sondereigentumsverwaltung?
Sind sie auch als Makler- oder Bauträgerunternehmen tätig?

Ausbildung und Berufserfahrung der Gewerbetreibenden

	Ja	Nein
Hat die Inhaber*in eine kaufmännische Ausbildung (z.B.Immobilienkaufmann/kauffrau)?
Hat die Inhaber*in eine juristische Ausbildung?
Hat die Inhaber*in eine baulich-technische Ausbildung?
Verfügen sie über weitere Qualifikationen (z.B. Sachverständigenausbildung)?
Liegen Zeugnisse/Zertifikate über Fort- und Weiterbildungen vor?
Haben sie Erfahrung mit energetischen Sanierungen?

Qualifikation der Objektbetreuer

	Ja	Nein
Haben die Objektbetreuer*innen kaufmännische Qualifikationen?
Haben sie juristische Qualifikationen?
Haben sie technische Qualifikationen?
Liegen Zeugnisse/Zertifikate über Fort- und Weiterbildungen vor?

Fachlkeute / Fachgebiete

	Ja	Nein
Gibt es eine ständige Ansprechpartnerin für Abrechnungen (z.B. Buchhalterin)?
Gibt es eine ständige Ansprechpartnerin für baulichtechnische Fragen (z.B. Bau-Ingenieurin, Architekt*in?)?
Gibt es eine ständige Ansprechpartnerin für rechtliche Fragen (z.B. Juristin)?

Örtliche und zeitliche Erreichbarkeit

	Ja	Nein
Gibt es einen Besprechungsraum, in dem Wohnungseigentümer*innen die Akten der WEG einsehen können oder in dem der Beirat die Belegprüfung vornehmen kann?
Gibt es feste Zeiten, in denen Miteigentümer*innen dieAkten der WEG in der Geschäftsstelle einsehen können?
Gibt es feste Sprechstunden für Wohnungseigentümer*innen?
Gibt es bei einem Einzelunternehmen eine Vertretung während der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall?
Gibt es einen 24-Stunden-Notdienst?
Bieten Sie ein Portal für die Einsicht in Verträge und die Meldung von Problemen an?

Auslagerungen

	Ja	Nein
Werden Verwaltungsaufgaben von Dritten übernommen?
Wen ja, Werden diese gesondert mit der WEG abgerechnet?

Rahmenverträge mit Dienstleistern

	Ja	Nein
Haben sie Rahmenverträge mit anderen Dienstleistern oder arbeiten mit solchen eng zusammen?
Prüft sie bei Übernahme die bestehenden Verträge der WEG darauf, ob sie aktualisiert werden müssen?
Planen sie bestehende Verträge der WEG an ihre Rahmenverträge anzupassen, sofern sich hierbei ein finanzieller Vorteil für die WEG ergibt?
Werden sie neue Verträge nach Vorlage mehrerer Angebote und Beschluss der Eigentümerversammlung abschließen?"

Bankkonten

	Ja	Nein
Will die Verwaltung die bestehenden Bankkonten übernehmen?
Bei einem Wechsel: Wird die WEG Inhaberin der WEG-Konten?
Wird es ein vom Geschäftskonto getrenntes Rücklagenkonto geben?

Versicherungen

	Ja	Nein
Hat die Verwaltung nachweislich mindestens die gesetzlich geforderte Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen mit Mindestversicherungssummen von 500.000 Euro für jeden Versicherungsfall und 1 Million Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres?

Arbeitsweise

	Ja	Nein
Wird die Jahresabrechnung noch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. MS-Excel) erstellt?
Arbeiten sie mit „To-do“-Listen, die auch der Beirat jederzeit einsehen kann?
Planen sie regelmäßige Begehungen des Objektes zur Ermittlung des Erhaltungsbedarfs?
Werden mittel- oder langfristige Erhaltungspläne erstellt?
Wenn eine Übernahme der alten Daten per Hand passiert: Wird dieses Ihrer WEG in Rechnung gestellt werden?
Verfügen sie über Erfahrung im Umgang mit Online-Teilnahmen an der WEG-Versammlung?
Sehen sie bei der Online-Teilnahme zwingend die Verwendung einer bestimmten Software vor?

Kosten

	Ja	Nein
Wird für unsere (kleine) WEG eine pauschale Mindestvergütung verlangt?
Gibt es ein Leistungsverzeichnis der Verwaltung für Tätigkeiten (Sonderleistungen), die zusätzlich in Rechnung gestellt werden?
Ist in der Grundvergütung die Zusammenstellung der steuerlich absetzbaren Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen für die Jahresabrechnung mit enthalten?
Soll eine Art „Staffel“-Vergütung vereinbart werden, also wann künftig die Vergütung um wie viel steigen wird?
Wenn eine Übernahme der alten Daten per Hand passiert: Wird dieses Ihrer WEG in Rechnung gestellt werden?

Verträge

	Ja	Nein
Basiert ihr Vertrag auf den Muster-Verwaltungsvertrag eines Verwalterverbandes?
Sind sie bereitz, den WiE-Muster-Verwaltervertrag zu vereinbaren bzw. wichtige Klauseln hieraus zu übernehmen? (Download weiter unten möglich)

Mustervertrag WiE

Hier können Sie den Mustervertrag herunterladen:

Download Musterevertrag

	Ja	Nein
Gibt es eine ständige Ansprechpartnerin für Abrechnungen (z.B. Buchhalterin)?
Gibt es eine ständige Ansprechpartnerin für baulichtechnische Fragen (z.B. Bau-Ingenieurin, Architekt*in?)?
Gibt es eine ständige Ansprechpartnerin für rechtliche Fragen (z.B. Juristin)?

	Ja	Nein
Ist die Verwaltung Mitglied in einem Fachverband?
Bietet der Verband Fortbildungsveranstaltungen an?
Wird die Teilnahme bestätigt?